KommR MMag. Gerhard Pirklbauer, MBA
Wirtschaftsprüfer, Steuerberater
Unternehmensberater
Kontrollen der Fi-
nanzpolizei –
Informa-
tion über Kassensysteme
undAnmeldungskontrolle
derMitarbeiter
Die Finanzpolizei führt schwerpunktmä-
ßig unangekündigte Kassennachschau-
en undKontrollen derAnmeldungen der
Mitarbeiter durch. Wir wollen dies zum
Anlass nehmen, um Ihnen die derzeit
geltende Rechtslage undAnsicht der Fi-
nanzverwaltung zur Ordnungsmäßigkeit
von Kassensystemen näher zu bringen
und die Prüfungspraxis der Finanzpoli-
zei darzustellen.
Werden Registrierkassen oder PC-Kassen-
systeme verwendet, sogeltengrundsätzlich
diegleichenAufzeichnungs- undAufbewah-
rungsvorschriften wie für jede andere Art
der Aufzeichnung der Geschäftsfälle:
Die
vollständige und richtige Erfassung und
Wiedergabe aller Geschäftsfälle muss
durch diese Einrichtungen gesichert
sein und nachgewiesenwerden können.
Ein derartiges System wird im Fachjargon
„Einrichtung nach § 131Abs. 2 und 3BAO“
bzw „E 131“ genannt.
Wichtig ist in diesem Zusammenhang das
Vorliegen von Handbüchern und Bedie-
nungsanleitung
(BeschreibungE 131)
des
Kassenherstellers oder -programmierers.
Diese soll zumindest wiedergeben,
• durch welche technischen und logischen
Gegebenheitendievollständigeund richtige
Erfassung und Wiedergabe sichergestellt
wird (ua elektronischesRadierverbot),
• wie der Nachweis der vollständigen und
richtigen Erfassung aller Geschäftsvorfälle
geführt werden kann (zB Journalfunktion,
diealleBewegungen speichert),
•zuwelchemKassentyp–nachKategorisie-
rung der Kassenrichtlinie 2012 – die Kasse
gehört undwelchezusätzlichen technischen
Sicherheitsmaßnahmen es gibt (zB freiwilli-
ge generelleBelegerteilung, Protokolle).
Bei einer unangekündigten Kontrolle
durchdie Finanzpolizei ist Folgendes zu
berücksichtigen:
DieKontrolleerfolgtwährendderGeschäfts-
zeiten. Bewahren Sie Ruhe und zeigen Sie
Kooperationsbereitschaft. Das Nichtmitwir-
ken an einer Kassennachschau oder deren
Verzögerung oder Verhinderung kann zur
Festsetzung von Strafen führen. Bestellen
Sie einen Vertreter für den Fall Ihrer Abwe-
senheit.
Notieren Sie Namen/Dienstnummer des
Einsatzleiters. RufenSie uns an.
Finanzpolizisten sollten sofort nach de-
ren Eintreffen in einen separaten Bespre-
chungsraumgebetenwerden.
Falls dieBeamten dieRechtsgrundlage der
Kontrollmaßname nicht unaufgefordert be-
kannt geben sollten, ist danach zu fragen.
Je nach Rechtsgrundlage der konkreten
Kontrollmaßnahme sind unterschiedliche
Rechte und Pflichten zu beachten. Der
Dienstausweis des Finanzpolizei-Mitarbei-
ters stellt einen generellen Kontrollauftrag
für ErhebungenundNachschauendar.
Fordern Sie eine Rechtsbelehrung über
Rechte undPflichten, denVerfahrensablauf
und allfällige Rechtsfolgen (vor, während
undnachderAmtshandlungmöglich).
Begleiten Sie die Kontrollorgane im Be-
trieb. Eine Betretung der Räumlichkeiten
im Sinne von „In-Augenschein-Nehmen“
ist der Finanzpolizei gestattet, ein gezieltes
Suchen nach Gegenständen aber nicht.
Solche Durchsuchungsmaßnahmen müs-
sen entweder durch eine entsprechende
(gerichtlich bewilligte) Durchsuchungsan-
ordnung (der Staatsanwaltschaft/Finanz-
strafbehörde) gedeckt sein oder freiwillig
gestattet werden.
Geschäftsschädigendes Verhalten der Fi-
nanzpolizei ist nicht zulässig. Solches ist
nicht zu akzeptieren und soll – falls es zu
einem solchen Verhalten kommt – von Ih-
nendokumentiert werden.
Die Finanzpolizei wird im Rahmen einer
Kassennachschau Handbücher bzw die
oben erwähnte Bescheinigung E 131 ver-
langen. Diese müssen daher jedenfalls
vorhanden sein. Dokumentieren Sie zudem
vorgenommene Einstellungen, Funktions-
änderungen und Updates am Kassensy-
stem. Es ist zweckmäßig eine schriftliche
Dokumentation darüber bereitzuhalten, wer
was bei der Kassemachendarf undwiedie
Abläufe (Kassenabschluss, Kassenüberga-
beetc) gestaltet sind.
GebenSie IhrenMitarbeiternAnweisungen,
wie sie sich im Falle einer Kontrolle verhal-
ten sollen. Wenn diese gesondert vernom-
men werden, sollen Sie auf eine Kopie der
Niederschrift bestehen.
BestehenSie bei Beanstandungen auf eine
Niederschrift und verlangen Sie eine Kopie
davon.
Barvorgänge (Einzahlungen, Stornos, Kas-
senladenöffnungen ohne baren Geschäfts-
vorfall etc) müssen vor den Augen der Fi-
nanzbeamten abgewickelt werden – auch
vom Personal, wenn der Steuerpflichtige
nicht anwesend ist.
Unter Umständen wird ein Zwischenab-
schluss verlangt oder muss der Kassaab-
schluss desVortages erklärt werden.
Eventuell wird die Dokumentation zu lau-
fenden Geschäftsfällen verlangt: Journal-
streifen, das elektronische Journal und
Ausdrucke wie Quittungsjournal, Tage-
sabschluss bzw Tagesendsummenbon,
GT-Speicherstände müssen aufbewahrt
werden. Das elektronische Journal (Pro-
tokolldatei) einer elektronischen Regis-
trierkasse ist bei Speicherbegrenzung vor
Steuer- undWirtschaftsinformation
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AusgabeOktober 2014
Kontrollender Finanzpolizei –
Informationüber Kassensystemeund
AnmeldungskontrollederMitarbeiter
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